“Eventi che lasciano il segno” (GUARDA IL VIDEO)
Su Spotify con Alba e Icaro (ASCOLTA L’EPISODIO) – (Disponibile anche su Youtube)
Quante volte abbiamo assistito a eventi “stanchi”, celebrazioni passive cariche di formalismi, prive di anima, che si esauriscono nello spazio di un pomeriggio senza lasciare traccia?
Progettare un evento di successo non significa solamente gestire una lista della spesa logistica; significa anche agire come “architetti di esperienze” capaci di generare valore reale per la comunità.
La sfida non è “occupare un calendario”: è trasformare un’iniziativa in un vero bene comune.
Un evento è un ecosistema relazionale fondato sulla fiducia; il cuore di un’iniziativa risiede, infatti, nella logica del “dono e contro-dono”.
L’attenzione si sposta, così, dal piano tecnico a quello umano.
L’organizzazione non offre solo una sede e un programma ma uno spazio di riconoscimento reciproco.
Tutti donano qualcosa: alcuni partecipanti doneranno il loro sapere, altri il loro tempo, altri ancora le loro esperienze.
Ecco che l’ospite da spettatore passivo si trasforma in co-creatore e un evento cessa di essere un costo e diventa un investimento sociale.
E, in ambito istituzionale, oltre ogni logica di profitto, per superare eventuali pregiudizi che considerano gli eventi strumenti della comunicazione poco utili e non strategici, appare opportuno misurarne il ROE (Return on Event): un indicatore che, analogamente al più noto ROI (Return on Investment), mette in relazione costi e benefici.
Tuttavia, nel caso degli eventi i benefici non sono sempre facilmente quantificabili in euro: entrano in gioco, infatti, dimensioni intangibili come, ad esempio, visibilità, reputazione, engagement, brand awareness, ecc.
Affinché, poi, un evento sia efficace, è necessario che persegua obiettivi chiari, ben definiti e coerenti con l’importanza, l’originalità e la rilevanza dei temi trattati.
Utile fare riferimento al modello SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) che prevede la programmazione di obiettivi specifici, misurabili, realizzabili o raggiungibili, rilevanti e temporalmente definiti.
Dalla calendarizzazione alla raccolta dei feedback, la progettazione di un evento deve essere coerente (oltre che con il piano di comunicazione e con i valori dell’organizzazione) con la storia che si vuole raccontare.
Fondamentale, pertanto, che ogni iniziativa sia connessa (in termini di cultura organizzativa, comportamenti e mission) alle altre attività promosse dall’organizzazione.
Prendendo a prestito dalle principali tecniche di comunicazione quelle relative allo storytelling, occorre dotare l’evento di una sua “narrazione” o, meglio, di una sua “modalità di narrazione” in modo che possa essere ricordato.
Si suggerisce, inoltre, di creare uno storyboard che permetta agli organizzatori di visualizzare l’esperienza prima che accada, prevenendo le eventuali criticità.
Volgendo, infine, l’attenzione ai principali rischi della realizzazione di un evento, tra i vari emerge quello di trasformare l’evento in una celebrazione rituale, condotta in modo passivo, stanco e ripetitivo, priva di originalità e carica di formalismi privi di significato.
Un’apparenza che riduce i benefici alla comunità e limita la partecipazione attiva del pubblico di riferimento.
A proposito di eventi universitari o scientifici, appare utile evidenziare come l’università debba aspirare a divenire l’attore culturale e sociale di riferimento per generare valore nelle comunità e nel territorio in cui è inserita.
Gli eventi universitari, pertanto, dovranno essere sia momenti celebrativi che strumenti di comunicazione per attivare relazioni e sinergie, rigenerare spazi pubblici, favorendo inclusione e pari opportunità oltre che sviluppo culturale, sociale ed economico.
Fondamentali, dunque, i rapporti con il territorio e con le diverse comunità (locali, studentesche, accademiche, ecc.); fondamentali, inoltre, i rapporti con le associazioni culturali, gli enti del terzo settore, le altre amministrazioni pubbliche, gli esercizi commerciali, il mondo della scuola e dell’impresa.
Una nuova alleanza tra sapere e società. Un nuovo bene relazionale che potrebbe coinvolgere, con metodo e strategia, ad esempio, gli studenti delle scuole superiori o le persone con disabilità: i primi con attività di orientamento che li rendano partecipanti attivi e integrati in eventi universitari; i secondi promuovendo un concetto di accessibilità universale (non solo fisica) che vada oltre gli adempimenti normativi.
Un’università diffusa, accogliente, aperta, un’università “bene comune” che si propone di uscire dalle aule e che vada nelle piazze, nei teatri, nei parchi, contribuendo al processo di rigenerazione urbana, culturale e sociale e prendendo parte alla vita quotidiana di una città.
INFOGRAFICA
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LA RICETTA DEL VIDEO: prendete un po’ di testi elaborati nel corso di lauree, master e corsi di formazione frequentati; aggiungete una buona dose di passione per la Comunicazione e per la divulgazione, una sana voglia di condividere quanto appreso studiando o lavorando; trovate un po’ di tempo libero; infine, mescolate il tutto e concludete con una spolverata di interesse per le nuove tecnologie e di voglia di sperimentare nuove metodologie e nuovi software.
ATTENZIONE
Il video non contiene zucchero ed è privo di grassi ma potrebbe contenere tracce di refusi o errori di pronuncia frutto delle elaborazioni dei software utilizzati (ad esempio NotebookLM).
Nelle prossime settimane in arrivo altre ricette…Ops, scusate! Altri contenuti!
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© Salvo Rosta